columnコラム

2018.10.17

現金管理 その2

 

医院での適正な現金管理についてですが、外来だけの医院の場合、

それほど難しいわけではありません。

基本的な考え方は、「あるべき現金残高」と「実際の現金残高」の差異を

管理するということです。

「あるべき現金残高」は、診療が終わってレセコンから日報を

出力することで把握できます。

この「あるべき現金残高」を「A」とします。

「実際の現金残高」は、診療が終わって手許の現金を数えることで把握できます。

この手許現金から釣銭を差引いた「実際の現金残高」を「B」とします。

 

適正な現金管理とは、この「A」と「B」の金額が一致しない場合、

その原因を把握し記録しておくことです。

 

【「A」>「B」の場合】

一致しない原因として以下のようなものがあります。

①窓口で未収金が発生した。

②一部負担金の減免があった。

③患者へ誤った釣銭を渡したかもしれない等、原因不明の不足があった。

 

それぞれの管理は以下のように行います。

①未収金の「患者名」「未収金額」「社保・国保・後記高齢・自費等の種別」

を未収金管理ノートに記載します。

②減免した「患者名」「減免金額」「社保・国保・後記高齢・自費等の種別」

を減免管理ノートに記載します。

③原因不明の不足金は以下の式で算出し、現金過不足ノートに記載します。

「A」 - (「B」 + ① + ②)

 

【「A」<「B」の場合】

一致しない原因として以下のようなものがあります。

①前日以前の未収金の入金があった。

②患者へ誤った釣銭を渡したかもしれない等、原因不明の入金があった。

 

それぞれの管理は以下のように行います。

①未収金発生時に記載した未収金管理ノートに入金の「年月日」と「入金額」

を記載します。

②出力した日報の余白に、「患者名」「減免金額」

「社保・国保・後記高齢・自費等の種別」を記載します。

③原因不明の過入金は以下の式で算出し、現金過不足ノートに記載します。

 (「B」 + ①) - (「A」 + ②)

 

【帳簿について】

「未収管理ノート」「減免管理ノート」「現金過不足ノート」の

代わりにエクセルシート等での管理でも良いのですが

その場合でも、定期的に印刷しファイリングしておきましょう。

PC画面だけで確認している場合、過去データの変更により

検証ができなくなる可能性があるためです。

 

【担当者について】

各種ノートへの記載は、受付の全員がその都度、記載するようにします。

レセコンの日報出力と手許現金の確認は当番制にして、

特定の担当者だけにならないように注意しましょう。

そうすることで、受付全員が現金管理についての意識を高めることができ、

同時に不正防止にもなります。